Citavi-Feeling für Zotero: Zwei Plugins für den angenehmen Umstieg
Viele von euch kennen sicherlich meinen Citavi-Zitierstil für juristische Arbeiten, den ich hier seit einigen Jahren anbiete. Citavi war im deutschsprachigen Raum – und ganz besonders im Jurastudium und in der Rechtswissenschaft – lange Zeit der unangefochtene Goldstandard für Literaturverwaltung und saubere Fußnoten.
Doch die Landschaft hat sich in den letzten Jahren spürbar verändert: An immer mehr Universitäten laufen die teuren Campuslizenzen für Citavi aus oder werden nicht mehr verlängert. Hinzu kommt, dass Citavi bis heute eine reine Windows-Software geblieben ist (die Web-Version konnte das nie wirklich auffangen) und viele nach Jahren voller Cloud-Zwang und Synchronisationsproblemen schlicht frustriert sind. Der Wunsch nach einer zukunftssicheren, offenen und plattformunabhängigen Lösung ist entsprechend groß.
Und genau hier kommt Zotero ins Spiel. Spätestens mit Version 7 und dem aktuellen Zotero 10 ist das Programm rasend schnell, modern, kostenlos, Open Source und läuft nativ auf Windows, macOS und Linux. Eigentlich perfekt – wäre da nicht ein Haken: Wer den Schritt wagt und von Citavi zu Zotero wechselt, vermisst schnell ein paar ganz bestimmte Funktionen, an die man sich über Jahre gewöhnt hatte.
Zotero wurde historisch sehr stark für naturwissenschaftliche Workflows konzipiert, in denen fast ausschließlich mit englischsprachigen PDF-Artikeln gearbeitet wird. Wer jedoch in Jura, Geschichte, Theologie oder anderen Geisteswissenschaften forscht, arbeitet tagtäglich mit gedruckter Literatur: dicken Gesetzeskommentaren, Handbüchern, Festschriften und Bibliotheksausleihen.
Wo der Umstieg von Citavi auf Zotero bisher hakte
Wer versucht, seine gewohnte Arbeitsweise aus Citavi eins zu eins in Zotero zu übertragen, stößt schnell auf drei bis vier handfeste Frustpunkte im Alltag:
Das Sammelwerk-Chaos
In Citavi ist die Welt noch übersichtlich: Du erfasst ein Sammelwerk (eine Festschrift, ein Handbuch, einen Tagungsband oder einen Gesetzeskommentar) und ordnest die einzelnen Beiträge direkt darunter an. Du siehst auf einen Blick, welche Aufsätze zu welchem Buch gehören.
In Standard-Zotero gibt es diese visuelle Hierarchie nicht. Jeder Beitrag (bookSection) landet als eigenständiger Eintrag in einer riesigen, flachen Alphabet-Liste. Die Festschrift von Herausgeber Müller steht brav bei „M“, aber die zwanzig Aufsätze darin – von Autor Adam bis Zimmermann – liegen über die gesamte Bibliothek verstreut. Man verliert völlig den Überblick, was eigentlich zusammengehört.
Keine Textstellen und Annotationen ohne PDF
In Citavi nimmst du ein Buch aus dem Bibliotheksregal, schlägst Seite 45 auf und erfasst ein Zitat oder eine Kernaussage mit genau dieser Seitenzahl oder Randnummer als Wissenselement.
In Zotero war das bei gedruckten Werken bisher ein echtes Problem: Echte Annotationen (also strukturierte Textstellen mit Farbmarkierung, Zitat und exakter Fundstelle wie Seite oder Randnummer) existieren technisch nur dann, wenn an dem Titel ein Dateianhang hängt – etwa ein PDF, EPUB oder ein Website-Snapshot. Zwar kann Zotero auch Notizen in ein Dokument einfügen, doch bei Notizen lassen sich keine Seitenzahlen oder Locatoren hinterlegen. Sie eignen sich daher schlicht nicht, um belegbare Wissenselemente sauber mit Fundstelle zu zitieren. Wer aus Printbüchern zitieren wollte, musste die Fundstelle bei jedem Beleg wieder manuell im Zitationsdialog von Hand eintippen.
Nur der Nachweis statt Vollzitat in Word
Das nächste Ärgernis folgt beim Schreiben der Arbeit in Word oder LibreOffice. In Citavi wählt man im Word-Assistenten einfach „Nur Nachweis einfügen“ – und schon steht in der Fußnote sauber der Kurzbeleg (z. B. Bassenge, in: Grüneberg, § 854 BGB Rn. 3).
Zoteros Word-Plugin hingegen beharrt stur darauf, beim Einfügen einer Annotation immer das komplette Zitat samt Anführungszeichen in das Dokument einzufügen. In juristischen Arbeiten und Hausarbeiten braucht man in 95 % aller Fußnoten aber keinen Zitatblock, sondern schlicht den Beleg für die eigene Formulierung. Löscht man das Zitat nachträglich von Hand aus dem Word-Feld heraus, schlägt Zotero beim nächsten Aktualisieren Alarm: Entweder wird die manuelle Änderung beim Klick auf „Refresh“ wieder mit dem Vollzitat überschrieben oder die Verknüpfung zum Zitierstil wird dauerhaft deaktiviert. Im schlimmsten Fall beschädigt man beim Löschen im Word-Feld sogar den internen Feldcode.
Datenverlust beim Citavi-Import
Möchte man seine bestehende Citavi-Datenbank nach Zotero migrieren, folgt die Ernüchterung: Zoteros eingebauter Citavi-Importer übernimmt nur Zitate, die an einer konkreten Stelle in einer PDF-Datei hängen. Sämtliche Zitate und Textstellen aus gedruckten Werken ohne Datei werden ersatzlos verworfen. Zudem gehen die Verknüpfungen zwischen Sammelwerken und ihren Beiträgen verloren.
Die Lösung: Zwei Plugins für Zotero
Um genau diese Lücken zu schließen und Zotero das gewohnte „Citavi-Feeling“ einzuhauchen, habe ich zwei kostenlose Erweiterungen für Zotero entwickelt: Book Group und FlexAnnotate.
Beide Plugins sind Open Source, laufen ohne komplizierte Einrichtung und greifen im Alltag nahtlos ineinander.
Plugin 1: Book Group – Sammelwerke und Beiträge übersichtlich ordnen
Book Group löst das Problem der verstreuten Beiträge auf elegante und unaufdringliche Weise: Es gruppiert Buchteile und Lexikonartikel sichtbar direkt unter ihrem übergeordneten Sammelwerk.
Die Features von Book Group im Überblick:
• Übersichtliche Baumstruktur: Beiträge stehen direkt unter dem Buch, aus dem sie stammen.
• Sortierung nach Anfangsseite: Die Beiträge werden innerhalb des Sammelwerks automatisch nach ihrer ersten Seite sortiert – genau wie im echten Inhaltsverzeichnis.
• Optische Hervorhebung: Buchteile werden dezent eingerückt und können mit einer dezenten Hintergrundfarbe oder Konturlinie versehen werden. In den Einstellungen stehen zehn Farben zur Auswahl oder eine zufällige, dauerhaft gespeicherte Farbe je Werk.
• Verfügbar im Zitationsdialog: Die Gruppierung funktioniert nicht nur in der Zotero-Hauptansicht, sondern auch direkt im Zitationsfenster von Word und LibreOffice. Du findest deine Aufsätze beim Schreiben also sofort wieder.
• 100 % sicher für deine Daten: Das Plugin greift ausschließlich auf Zoteros vorhandene „Verwandt“-Verknüpfung zurück. Es werden keine Bibliotheksdaten verändert oder überschrieben – Sync und Export bleiben völlig unberührt.
Die Bedienung ist denkbar einfach: Nach der Installation genügt ein Klick im Menü auf Ansicht → Sortieren nach → Nach Sammelwerk gruppieren (oder ein Rechtsklick auf eine beliebige Spaltenüberschrift), und deine Bibliothek ordnet sich strukturiert an.
Plugin 2: FlexAnnotate – Print-Annotationen, Nur-Nachweis und Citavi-Import
Während Book Group für die optische Ordnung sorgt, kümmert sich FlexAnnotate um das Erfassen von Textstellen und das Zitieren beim Schreiben. Es schließt gleich drei Lücken auf einmal:
Print-Annotationen für Bücher ohne PDF
Mit FlexAnnotate kannst du Textstellen nun auch für Bücher anlegen, die keine PDF-Datei besitzen. Technisch löst das Plugin das ganz elegant: Es erzeugt im Hintergrund automatisch einen leeren PDF-Platzhalteranhang, an den sich die Annotationen ganz regulär anhängen. Für dich fühlt es sich völlig nahtlos an:
Ein Rechtsklick auf den Titel und die Auswahl von Print-Annotation hinzufügen… öffnet einen übersichtlichen Dialog:
• Du trägst die Fundstelle ein und wählst flexibel den Locator-Typ: Seite, Randnummer, Paragraph, Spalte oder Absatz.
• Du kannst den Zitattext erfassen, einen eigenen Kommentar hinzufügen, Schlagwörter vergeben und eine Farbmarkierung wählen.
Anschließend verhält sich die Print-Annotation exakt wie eine normale Zotero-Annotation: Sie erscheint im rechten Annotations-Reiter, lässt sich durchsuchen, taggen und im Zitationsdialog von Word oder LibreOffice auswählen.
Nur-Nachweis-Zitieren in Word & LibreOffice
Das wohl größte Komfort-Feature beim Schreiben von wissenschaftlichen Arbeiten: Wenn du in Word oder LibreOffice eine Annotation über Zotero einfügst, findest du im Dialog nun die Option „Einfügen als: Nur Nachweis“.
Statt des langen Zitattexts fügt Zotero auf Knopfdruck nur die saubere Zitation samt Fundstelle (z. B. „Rn. 14“ oder „S. 120“) in die Fußnote ein. In den Zotero-Einstellungen unter Bearbeiten → Einstellungen → FlexAnnotate kannst du diese Option sogar als Standard festlegen. Das spart beim Schreiben unzählige Klicks und das fehleranfällige manuelle Nachbearbeiten von Feldern in Word.
Geretteter Citavi-Import
Wenn du deine Citavi-Datenbank nach Zotero importierst, schaltet sich FlexAnnotate automatisch ein:
• Sämtliche Zitate, die nicht an einem PDF hängen, werden automatisch als vollwertige Print-Annotationen übernommen – mitsamt Fundstelle, Farbmarkierung und Tags.
• Beiträge in Sammelwerken, Kommentaren und Tagungsbänden werden automatisch mit ihrem übergeordneten Hauptwerk verknüpft (als Zotero-„Verwandte“).
Damit ist der Übergang nahtlos: Nach dem Import mit FlexAnnotate sind die Verknüpfungen direkt gesetzt, sodass Book Group die importierten Sammelwerke sofort gruppieren kann!
Auch ohne Citavi-Vergangenheit ein riesiges Upgrade
Auch wenn der Anstoß für beide Plugins aus den typischen Hürden von Citavi-Umsteigern entstand: Man muss Citavi nie zuvor genutzt haben, um von den beiden Erweiterungen zu profitieren.
Jeder, der wissenschaftlich arbeitet und dabei nicht nur mit Online-PDFs, sondern mit Bibliotheksbeständen, Handbüchern, Kommentaren oder Festschriften zu tun hat, profitiert davon:
• Echtes Exzerpieren von Print-Quellen: Gedruckte Bücher lassen sich endlich genauso durchdacht mit Textstellen und Fundstellen aufbereiten wie digitale PDFs.
• Deutlich schnelleres und saubereres Zitieren: Das Setzen von Fußnoten in Word wird massiv beschleunigt, weil man Textstellen direkt als reine Belege verwenden kann, ohne Zitat-Ballast.
• Klare Bibliotheksstruktur: Das ewige Suchen nach Aufsätzen in großen Sammelbänden und Festschriften gehört der Vergangenheit an.
Download & Installation
Beide Plugins sind quelloffen auf GitHub verfügbar und mit Zotero 10 (sowie Zotero 7) kompatibel.
So installierst du die Plugins in wenigen Schritten:
1. Lade dir die jeweilige .xpi-Datei der Plugins über die GitHub-Releases herunter (Buttons unten).
2. Öffne Zotero und gehe im Menü auf Werkzeuge → Plugins (bzw. Add-ons).
3. Klicke oben rechts auf das kleine Zahnrad-Symbol und wähle Plugin aus Datei installieren… (Install Add-on From File…).
4. Wähle die heruntergeladene .xpi-Datei aus und bestätige die Installation.
5. Nach einem kurzen Neustart von Zotero sind die neuen Funktionen sofort einsatzbereit!
Fazit und Feedback
Mit Book Group und FlexAnnotate schließt sich eine der größten Lücken beim produktiven Arbeiten mit Zotero. Der Wechsel von Citavi fühlt sich plötzlich nicht mehr nach einem schmerzhaften Kompromiss an, sondern nach einem echten Fortschritt: Die Geschwindigkeit, Zukunftssicherheit und Plattformunabhängigkeit von Zotero kombiniert mit dem Komfort und der Struktur, die man beim wissenschaftlichen Arbeiten mit Büchern schätzt.
Probiert die beiden Plugins gerne aus! Wenn ihr Fragen habt, auf Fehler stoßt oder euch weitere Funktionen wünscht, eröffnet gerne ein Issue auf GitHub oder schreibt mir eine kurze Nachricht.