Citavi-Feeling für Zotero: Zwei Plugins für den angenehmen Umstieg
Viele von euch kennen sicherlich meinen Citavi-Zitierstil für juristische Arbeiten, den ich hier seit einigen Jahren anbiete. Citavi war im deutschsprachigen Raum – und ganz besonders im Jurastudium und in der Rechtswissenschaft – lange Zeit der unangefochtene Goldstandard für Literaturverwaltung und saubere Fußnoten.
Doch die Landschaft hat sich in den letzten Jahren spürbar verändert: An immer mehr Universitäten laufen die teuren Campuslizenzen für Citavi aus oder werden nicht mehr verlängert. Hinzu kommt, dass Citavi bis heute eine reine Windows-Software geblieben ist (die Web-Version konnte das nie wirklich auffangen) und viele nach Jahren voller Cloud-Zwang und Synchronisationsproblemen schlicht frustriert sind. Der Wunsch nach einer zukunftssicheren, offenen und plattformunabhängigen Lösung ist entsprechend groß.
Und genau hier kommt Zotero ins Spiel. Spätestens mit Version 7 und dem aktuellen Zotero 10 ist das Programm rasend schnell, modern, kostenlos, Open Source und läuft nativ auf Windows, macOS und Linux. Eigentlich perfekt – wäre da nicht ein Haken: Wer den Schritt wagt und von Citavi zu Zotero wechselt, vermisst schnell ein paar ganz bestimmte Funktionen, an die man sich über Jahre gewöhnt hatte.
Zotero wurde historisch sehr stark für naturwissenschaftliche Workflows konzipiert, in denen fast ausschließlich mit englischsprachigen PDF-Artikeln gearbeitet wird. Wer jedoch in Jura, Geschichte, Theologie oder anderen Geisteswissenschaften forscht, arbeitet tagtäglich mit gedruckter Literatur: dicken Gesetzeskommentaren, Handbüchern, Festschriften und Bibliotheksausleihen.
Wo der Umstieg von Citavi auf Zotero bisher hakte
Wer versucht, seine gewohnte Arbeitsweise aus Citavi eins zu eins in Zotero zu übertragen, stößt schnell auf einige handfeste Frustpunkte im Alltag:
Das Sammelwerk-Chaos
In Citavi ist die Welt noch übersichtlich: Du erfasst ein Sammelwerk (eine Festschrift, ein Handbuch, einen Tagungsband oder einen Gesetzeskommentar) und ordnest die einzelnen Beiträge direkt darunter an. Du siehst auf einen Blick, welche Aufsätze zu welchem Buch gehören.
In Standard-Zotero gibt es diese visuelle Hierarchie nicht. Jeder Beitrag (bookSection) landet als eigenständiger Eintrag in einer riesigen, flachen Alphabet-Liste. Die Festschrift von Herausgeber Müller steht brav bei „M“, aber die zwanzig Aufsätze darin – von Autor Adam bis Zimmermann – liegen über die gesamte Bibliothek verstreut. Man verliert völlig den Überblick, was eigentlich zusammengehört.
Fehlende Wissensorganisation und Gliederung
Citavis größte Stärke war immer die integrierte Wissensorganisation: Du erstellst die Gliederung deiner Hausarbeit oder Dissertation und ordnest gesammelte Zitate und Gedanken direkt den Kapiteln zu. Beim Schreiben in Word filterst du nach dem jeweiligen Kapitel und siehst auf Anhieb mit einem grünen Häkchen, welche Zitate du bereits eingebaut hast.
In Standard-Zotero suchte man eine solche Gliederungs- und Zitierverwaltung bisher vergebens: Zotero verwaltet Quellen, hilft dir aber nicht dabei, deine Gedanken und Textstellen entlang deiner Kapitelstruktur zu sortieren oder nachzuhalten, was du im Text schon zitiert hast.
Keine Textstellen und Annotationen ohne PDF
In Citavi nimmst du ein Buch aus dem Bibliotheksregal, schlägst Seite 45 auf und erfasst ein Zitat oder eine Kernaussage mit genau dieser Seitenzahl oder Randnummer als Wissenselement.
In Zotero war das bei gedruckten Werken bisher ein echtes Problem: Echte Annotationen (also strukturierte Textstellen mit Farbmarkierung, Zitat und exakter Fundstelle wie Seite oder Randnummer) existieren technisch nur dann, wenn an dem Titel ein Dateianhang hängt – etwa ein PDF, EPUB oder ein Website-Snapshot. Zwar kann Zotero auch Notizen in ein Dokument einfügen, doch bei Notizen lassen sich keine Seitenzahlen oder Locatoren hinterlegen. Sie eignen sich daher schlicht nicht, um belegbare Wissenselemente sauber mit Fundstelle zu zitieren. Wer aus Printbüchern zitieren wollte, musste die Fundstelle bei jedem Beleg wieder manuell im Zitationsdialog von Hand eintippen.
Nur der Nachweis statt Vollzitat in Word
Das nächste Ärgernis folgt beim Schreiben der Arbeit in Word oder LibreOffice. In Citavi wählt man im Word-Assistenten einfach „Nur Nachweis einfügen“ – und schon steht in der Fußnote sauber der Kurzbeleg (z. B. Bassenge, in: Grüneberg, § 854 BGB Rn. 3).
Zoteros Word-Plugin hingegen beharrt stur darauf, beim Einfügen einer Annotation immer das komplette Zitat samt Anführungszeichen in das Dokument einzufügen. In juristischen Arbeiten und Hausarbeiten braucht man in 95 % aller Fußnoten aber keinen Zitatblock, sondern schlicht den Beleg für die eigene Formulierung. Löscht man das Zitat nachträglich von Hand aus dem Word-Feld heraus, schlägt Zotero beim nächsten Aktualisieren Alarm: Entweder wird die manuelle Änderung beim Klick auf „Refresh“ wieder mit dem Vollzitat überschrieben oder die Verknüpfung zum Zitierstil wird dauerhaft deaktiviert. Im schlimmsten Fall beschädigt man beim Löschen im Word-Feld sogar den internen Feldcode.
Datenverlust beim Citavi-Import
Möchte man seine bestehende Citavi-Datenbank nach Zotero migrieren, folgt die Ernüchterung: Zoteros eingebauter Citavi-Importer übernimmt nur Zitate, die an einer konkreten Stelle in einer PDF-Datei hängen. Sämtliche Zitate und Textstellen aus gedruckten Werken ohne Datei werden ersatzlos verworfen. Zudem gehen die Verknüpfungen zwischen Sammelwerken und ihren Beiträgen verloren.
Die Lösung: Zwei Plugins für Zotero
Um genau diese Lücken zu schließen und Zotero das gewohnte „Citavi-Feeling“ einzuhauchen, habe ich zwei kostenlose Erweiterungen für Zotero entwickelt: Book Group und FlexAnnotate.
Beide Plugins sind Open Source, laufen ohne komplizierte Einrichtung und greifen im Alltag nahtlos ineinander.
Plugin 1: Book Group – Sammelwerke und Beiträge übersichtlich ordnen
Book Group löst das Problem der verstreuten Beiträge auf elegante und unaufdringliche Weise: Es gruppiert Buchteile und Lexikonartikel sichtbar direkt unter ihrem übergeordneten Sammelwerk.
Die Features von Book Group im Überblick:
• Übersichtliche Baumstruktur: Beiträge stehen direkt unter dem Buch, aus dem sie stammen.
• Sortierung nach Anfangsseite: Die Beiträge werden innerhalb des Sammelwerks automatisch nach ihrer ersten Seite sortiert – genau wie im echten Inhaltsverzeichnis.
• Optische Hervorhebung: Buchteile werden dezent eingerückt und können mit einer dezenten Hintergrundfarbe oder Konturlinie versehen werden. In den Einstellungen stehen zehn Farben zur Auswahl oder eine zufällige, dauerhaft gespeicherte Farbe je Werk.
• Verfügbar im Zitationsdialog: Die Gruppierung funktioniert nicht nur in der Zotero-Hauptansicht, sondern auch direkt im Zitationsfenster von Word und LibreOffice. Du findest deine Aufsätze beim Schreiben also sofort wieder.
• 100 % sicher für deine Daten: Das Plugin greift ausschließlich auf Zoteros vorhandene „Verwandt“-Verknüpfung zurück. Es werden keine Bibliotheksdaten verändert oder überschrieben – Sync und Export bleiben völlig unberührt.
Die Bedienung ist denkbar einfach: Nach der Installation genügt ein Klick im Menü auf Ansicht → Sortieren nach → Nach Sammelwerk gruppieren (oder ein Rechtsklick auf eine beliebige Spaltenüberschrift), und deine Bibliothek ordnet sich strukturiert an.
Plugin 2: FlexAnnotate – Das komplette Wissens- und Zitier-Upgrade
Während Book Group für die optische Ordnung der Sammelbände sorgt, kümmert sich FlexAnnotate um das Erfassen von Textstellen, die Wissensorganisation und den gesamten Zitier-Workflow. Mit den Versionen 2 und 3 ist FlexAnnotate von einem reinen Helfer für gedruckte Bücher zu einer vollwertigen Wissens- und Zitier-Zentrale herangewachsen, die Zotero das echte Citavi-Gefühl verleiht – und zwar ganz ohne technische Umwege:
1. Der Wissens-Organizer: Deine Arbeit direkt in Zotero gliedern
In Citavi war die Wissensorganisation das Herzstück jeder wissenschaftlichen Arbeit: Du legst die Gliederung deiner Arbeit an und ordnest Zitate, Textstellen und Gedanken den passenden Abschnitten zu. Genau das bringt FlexAnnotate mit dem integrierten Organizer direkt nach Zotero (erreichbar über den neuen Button in der Haupt-Werkzeugleiste oben rechts oder über Werkzeuge → FlexAnnotate: Organizer):
• Gliederungsbäume nach Wunsch: Du kannst eine eigene Gliederung für deine gesamte Bibliothek oder ganz gezielt pro Hauptsammlung anlegen – perfekt, um separate Gliederungen für deine Seminararbeit, Hausarbeit oder Dissertation zu pflegen.
• Wissen per Drag & Drop einsortieren: Überschriften beliebig anlegen, verschachteln und Textstellen, Zitate oder ganze Werke einfach mit der Maus unter das passende Kapitel ziehen.
• Word- & LibreOffice-Gliederungen importieren und exportieren: Hast du deine Gliederung bereits in Word (.docx) oder LibreOffice (.odt) entworfen? FlexAnnotate importiert die Überschriften-Formatvorlagen mit einem Klick! Umgekehrt kannst du deine Gliederung aus Zotero samt automatischer, mehrstufiger Nummerierung als formatierte Word-Datei exportieren oder als strukturierte Zotero-Notiz ablegen.
2. Das persistente Aufgabenfenster: Zitierfenster als Leiste offen halten
Jeder, der mit Citavi gearbeitet hat, kennt und vermisst den praktischen Word-Aufgabenbereich an der linken Seite des Bildschirms. In Standard-Zotero schließt sich das Zitierfenster nach jedem einzelnen Beleg wieder – wer fünf Fußnoten hintereinander setzen will, muss fünfmal in Word klicken, das Fenster neu aufrufen und die Stelle suchen.
Mit FlexAnnotate kannst du das Zitierfenster mit der Option „Als Aufgabenleiste geöffnet halten“ dauerhaft offen lassen:
• Nach dem Einfügen schließt das Fenster nur für einen kurzen Wimpernschlag zur Übergabe an Word und öffnet sich sofort an exakt derselben Stelle und Größe wieder.
• Du bleibst direkt im Schreibfluss: Einfach den Cursor im Text an die nächste Stelle setzen, im Zitierfenster die nächste Textstelle anklicken und einfügen!
• Das Fenster merkt sich seine Position und dockt sich bei Bedarf schmal am Bildschirmrand an (unter 750 px Breite schaltet es automatisch in ein platzsparendes, aufgeräumtes Kompakt-Layout).
• Funktioniert nahtlos in Word für Windows, LibreOffice Writer und Word für Mac.
3. Zitieren nach Gliederung & Schnelleinfügen per Doppelklick
Beim Schreiben in Word oder LibreOffice (ab Zotero 9 und 10) spielt das Zusammenspiel seine volle Stärke aus:
• Nach Gliederung zitieren: Im Zitationsdialog aktivierst du einfach den Schalter „Nach Gliederung anordnen“. Statt dich durch riesige, unübersichtliche Bücherlisten zu scrollen, siehst du links sofort deine Kapitelstruktur und daneben exakt die Zitate und Werke, die du im Organizer für diesen Abschnitt vorbereitet hast.
• Schnelles Einfügen per Doppelklick: Ein doppelter Klick auf ein Zitat oder ein Werk genügt, und es wird sofort in deine Zitation übernommen – ganz ohne Zielen auf kleine Plus-Schaltflächen.
• Direkte Vorschau & Reader-Sprung: Über den Knopf „Zitatstelle anzeigen“ öffnet Zotero das PDF sekundenschnell an der markierten Zeile, während das Zitierfenster geöffnet bleibt.
4. Zitier-Tracking wie in Citavi: Grüne Häkchen & Direktsprung in die Fußnote
Ein echtes Meisterstück für die Übersicht beim Schreiben größerer Arbeiten:
• Automatische grüne Häkchen (✓): Alle Textstellen, die du im Dokument bereits zitiert hast, werden im Zitierfenster automatisch mit einem grünen Häkchen versehen. Du siehst jederzeit auf einen Blick, welche Exzerpte schon im Fließtext oder in Fußnoten untergebracht sind und was noch offen ist. Wenn du eine Fußnote in Word löschst, verschwindet das Häkchen wie bei Citavi automatisch wieder!
• Fußnoten-Badges mit Direktsprung: Neben bereits zitierten Annotationen siehst du die genaue Fußnotennummer im Dokument (z. B. [ Fn. 3 ] oder [ Fn. 12 ]). Ein Klick auf den Badge markiert das Zitat direkt in Word und holt dein Dokument sofort in den Vordergrund.
5. Nur-Nachweis-Zitieren: Fundstelle statt Zitat-Ballast
Das unverzichtbare Werkzeug für juristische und geisteswissenschaftliche Arbeiten: Wenn du eine Textstelle zitierst, kannst du wählen, dass Zotero nur die saubere Zitation samt Fundstelle (z. B. „§ 823 BGB Rn. 15“ oder „S. 42“) in die Fußnote einfügt – ohne den kompletten Zitattext. In den Zotero-Einstellungen unter FlexAnnotate lässt sich das sogar als dauerhafter Standard festlegen. Das spart stundenlanges manuelles Bereinigen von Word-Feldern.
6. Print-Annotationen für Bücher ohne PDF
Gedruckte Bücher aus dem Bibliotheksregal lassen sich erfassen, als wären es digitale PDFs: Ein Rechtsklick auf den Titel oder Anhang → Print-Annotation hinzufügen… öffnet die übersichtliche Maske.
• Du erfasst die Fundstelle mit flexiblen Locatoren: Seite, Randnummer (als Absatz), Paragraph, Spalte oder Kapitel.
• Du hinterlegst Zitattext, Kommentare, Schlagwörter und eine Farbmarkierung.
• Die Print-Annotation verhält sich anschließend wie jedes digitale Exzerpt: Sie taucht im rechten Reiter auf, lässt sich durchsuchen, in die Gliederung einhängen und in Word zitieren.
7. Alle Annotationen nachträglich bearbeiten & Reader-Integration
FlexAnnotate greift auch bei regulären PDFs und EPUBs ein und beseitigt starre Zotero-Grenzen:
• Nachträglich bearbeiten: Hast du dich bei der Seitenzahl vertippt, möchtest von Seite auf Randnummer wechseln oder einen Kommentar ergänzen? Ein Rechtsklick auf die Annotation genügt, um Locator, Seite und Notizen jederzeit nachträglich zu verändern.
• Direktsprung in den Reader (↗): In der Annotationsliste der Seitenleiste findest du oben rechts einen kleinen Pfeil ↗. Ein Klick darauf öffnet das PDF blitzschnell exakt an der markierten Textstelle.
• Intelligente Gliederungs-Tags (§): Tippst du beim Verschlagworten im Tag-Feld ein §, schlägt Zotero dir automatisch die passenden Gliederungsüberschriften aus deiner Arbeit in der richtigen Reihenfolge vor.
8. Geretteter Citavi-Import & Volle Kontrolle
• Citavi-Import ohne Datenverlust: Zitate aus gedruckten Werken ohne PDF werden beim Import automatisch in vollwertige Print-Annotationen konvertiert. Beiträge in Sammelwerken werden automatisch mit dem Hauptwerk verknüpft, sodass Book Group sie sofort gruppieren kann. Zudem werden doppelte Importe dank Dublettenprüfung verhindert.
• Neuer Tab „Funktionen an/aus“: FlexAnnotate drängt dir nichts auf: In den Zotero-Einstellungen gibt es nun einen eigenen Tab, in dem du jede einzelne Funktion modular per Checkbox aktivieren oder deaktivieren kannst.
Auch ohne Citavi-Vergangenheit ein riesiges Upgrade
Auch wenn der Anstoß für beide Plugins aus den typischen Hürden von Citavi-Umsteigern entstand: Man muss Citavi nie zuvor genutzt haben, um von den beiden Erweiterungen zu profitieren.
Jeder, der wissenschaftlich arbeitet und dabei nicht nur mit Online-PDFs, sondern mit Bibliotheksbeständen, Handbüchern, Kommentaren oder Festschriften zu tun hat, profitiert massiv davon:
• Echte Wissensorganisation & Gliederung: Nicht mehr nur Quellen sammeln, sondern die Argumentation der eigenen Arbeit mit Kapiteln strukturieren, Exzerpte zuordnen und per Word-Import/Export flexibel bleiben.
• Flüssiger Schreib-Workflow in Word & LibreOffice: Nach Gliederung zitieren, grüne Häkchen für bereits verwendete Zitate, Direktsprung zu Fußnoten und das Zitierfenster als Aufgabenleiste geöffnet halten.
• Echtes Exzerpieren von Print-Quellen & flexible Annotationen: Gedruckte Bücher genauso durchdacht mit Fundstellen aufbereiten wie digitale PDFs und alle Annotationen flexibel nachträglich anpassen.
• Sauberes Nur-Nachweis-Zitieren: Fußnoten auf Knopfdruck nur mit der präzisen Fundstelle füllen, ohne Zitat-Ballast.
• Klare Bibliotheksstruktur: Das ewige Suchen nach Aufsätzen in großen Sammelbänden und Festschriften gehört der Vergangenheit an.
Download & Installation
Beide Plugins sind quelloffen auf GitHub verfügbar und kompatibel mit Zotero 10 (sowie Zotero 7, 8 und 9; die erweiterten Zitierdialog-Funktionen wie die Gliederungsansicht, Zitier-Tracking und Aufgabenleiste setzen Zotero 9 oder 10 voraus).
So installierst du die Plugins in wenigen Schritten:
1. Lade dir die jeweilige .xpi-Datei der Plugins über die GitHub-Releases herunter (Buttons unten) – alternativ findest du FlexAnnotate auch direkt im praktischen Add-on Market for Zotero.
2. Öffne Zotero und gehe im Menü auf Werkzeuge → Plugins (bzw. Add-ons).
3. Klicke oben rechts auf das kleine Zahnrad-Symbol und wähle Plugin aus Datei installieren… (Install Add-on From File…).
4. Wähle die heruntergeladene .xpi-Datei aus und bestätige die Installation.
5. Nach einem kurzen Neustart von Zotero sind die neuen Funktionen sofort einsatzbereit!
Fazit und Feedback
Mit Book Group und FlexAnnotate schließt sich die wohl größte Lücke beim produktiven Arbeiten mit Zotero. Der Wechsel von Citavi fühlt sich nicht mehr nach einem schmerzhaften Kompromiss an, sondern nach einem echten Upgrade: Die Schnelligkeit, Zukunftssicherheit und Plattformunabhängigkeit von Zotero kombiniert mit der durchdachten Wissensorganisation, dem Gliederungs-Workflow und dem Schreibkomfort, den man beim wissenschaftlichen Arbeiten braucht.
Probiert die beiden Plugins gerne aus! Wenn ihr Fragen habt, auf Fehler stoßt oder euch weitere Funktionen wünscht, eröffnet gerne ein Issue auf GitHub oder schreibt mir eine kurze Nachricht.